Resolvemos todas tus dudas sobre el nuevo control de horarios

El pasado mes de marzo se aprobó el Real Decreto-ley 8/2019 sobre el control de horarios en el trabajo. Aunque en la mayor parte de las grandes compañías es una práctica extendida desde hace años, las principales dudas han surgido entre los trabajadores de pequeñas y medianas empresas, emprendedores y autónomos. La confusión se incrementa si se trata de sociedades usuarias de uno de los centros de negocios en Madrid, donde la jornada laboral suele ser más flexible y adecuada a las necesidades de la actividad empresarial.

La entrada en vigor de la ley fue un poco caótica, tanto, que el Ministerio de Trabajo se vio obligado a publicar una guía para especificar que, aunque “el registro horario se aplica a la totalidad de los trabajadores”, existen contadas excepciones.

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¿Tiene obligación de fichar el personal de alta dirección?

No. A pesar de que el decreto especifica que afecta todos los empleados, “al margen de su categoría o grupo profesional” y sea cuál sea el tamaño de la organización, incluye entre sus excepciones a los máximos responsables de la empresa. Se trata de lo que se denomina como “personal de alta dirección” en el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Qué ocurre con los mandos intermedios o los cargos de confianza?

La ley estipula que en este caso sí es obligatorio realizar un registro horario, incluso aunque se haya pactado una plena disponibilidad para evitar abusos o jornadas desproporcionadas.

¿Los autónomos están obligados al control de horarios?

No. Los autónomos están, junto con los socios de cooperativas y otras organizaciones similares, entre las excepciones de no tener que registrar su jornada laboral.  

¿Cuáles son las formas de fichar válidas?

Una de las carencias del nuevo decreto es que no especifica de qué forma deben hacerse los registros horarios. Solo menciona que la empresa está obligada a guardarlos durante al menos 4 años con el fin de poder demostrar cualquier posible infracción. Por eso, durante los primeros meses de aplicación de la ley han convivido distintas formas de control, desde avanzada tecnología digital con identificación personal a los métodos manuales de toda la vida.

Cuando se trata de trabajadores que hacen su labor en un centro de negocios o una oficina compartida, las obligaciones no dejan de ser las mismas. En estos casos, ocurre que en gran parte de las ocasiones se trata de personal autónomo o considerado de alta dirección, por lo que es posible que estén eximidos de esta obligación.

Sin embargo, si se trata de un mando intermedio trasladado a Madrid desde otra ciudad en la que la compañía tenga su sede o de un trabajador por cuenta ajena, deberá disponer de un mecanismo que le ayude a registrar su jornada laboral.

Entre los métodos de control válidos están:

  • El registro manual con hora de entrada y salida y sendas firmas del trabajador en un documento elaborado en Word, Excel o un programa similar. Deben constar muy claramente los datos del empleado y de la empresa en la cabecera de la hoja.
  • Dispositivos electrónicos de proximidad, como tarjetas que funcionan al acercarlas a un aparato instalado en la entrada del centro de trabajo.
  • Registros a través de la actividad en el ordenador personal del trabajador o el dispositivo con el que suela trabajar. En ocasiones, también se suelen validar el comienzo y el final de la jornada laboral mediante un mensaje de e-mail.
  • Sistemas de control biométricos, mediante reconocimiento facial, huella dactilar o similares.
  • Control mediante geolocalización de vehículos o teléfonos móviles. Es lo habitual en el sector del transporte o en comerciales o personal obligado a desempeñar su labor fuera de la empresa.

Dependiendo de la actividad de la compañía, de si se desarrolla en una sede fija o en un centro de negocios, del número de trabajadores, etc., los responsables deberán asegurarse de que el control de horarios se cumple estrictamente. No en vano, el incumplimiento de esta norma puede acarrear multas que van desde los 206 a los 6.250 euros.